各学院、处、室、部、直属单位；工会、团委：
根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局27号令）文件精神，按照《湖北中医药大学档案管理办法》相关要求，为切实做好学校2022年归档工作，现将有关事项通知如下：
一、档案归档范围
（一）2021年度学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档范围详见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》。
（二）学校新型冠状病毒肺炎疫情防控专项档案。归档范围详见《湖北中医药大学新型冠状病毒肺炎疫情防控档案归档通知》。
（三）学校精准扶贫专项档案。归档范围详见《精准扶贫档案归档范围》。
（四）学校著名人物专项档案。归档范围详见《关于征集著名人物档案资料的通知》。
二、归档时间及地点
（一）时间
1.各部门、各单位综合档案归档时间为2022年5月16日至7月1日（具体安排见附件1）。
2.2022年毕业生教学档案于2022年10月30日前完成归档。
3.基建项目档案在项目完成后3个月内归档。
4.科研项目档案在项目完成后2个月内课题组立卷移交科技处，由科技处统一向档案馆归档。
5.重大活动档案在活动结束后2个月内归档。
6.会计档案按照《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79 号）及《湖北中医药大学会计档案管理办法》（试行）执行。
7.著名人物档案不受上述归档时间限制，可随时向档案馆移交归档。
（二）地点
档案馆（黄家湖校区图书馆北8楼）805室。
二、归档要求
（一）实行纸质文件、电子文件双套归档制，电子文件与纸质文件同时归档。归档文件材料应齐全完整，纸质文件材料应为原件，文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料，字迹、印信等应清晰、完整，责任者和成文时间应标明；声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。
（二）各部门、各单位应充分认识档案工作的重要性，高度重视档案材料归档工作，加强组织，统筹安排，为档案员提供充分的条件和时间，确保其在规定时间内，高质高效完成本单位的立卷归档工作。
（三）历年应归档但尚未归档的材料，请各部门、各单位认真检查，查遗补漏，及时归档。
四、归档方式
（一）各部门、各单位档案员将材料汇总集中后进行整理（具体操作见附件2），完成档案系统在线归档（具体操作见附件3）。
（二）文件目录数据录入完毕，电子文件上传完成后，申请审核，档案馆审核通过后，从系统中导出、打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》（一式两份、签字盖章），与归档材料一并移交至档案馆，档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。
五、联系方式
（一）联系电话：027-68891280、027-68891359
（二）学校档案工作QQ群：626726259
附件：各部门、各单位立卷归档日程安排表
湖北中医药大学
2022年5月11日
附件
各部门、各单位立卷归档日程安排表
归档部门/归档单位 |
归档时间 |
学校办公室（党委办公室、校长办公室），组织部、党校、机关党委，统战部，宣传部，纪委、监察专员办公室，工会，审计处，采购与招投标办公室 |
2022年5月16日 至5月20日 |
中医临床学院，第一临床学院，针灸骨伤学院，药学院，基础医学院，检验学院，护理学院 |
2022年5月23日 至5月27日 |
管理学院，信息工程学院，人文学院，外国语学院，马克思主义学院，体育健康学院 |
2022年5月30日 至6月3日 |
发展规划处（学科办、目标办），教务处（评建办），研究生处（学位办），教师发展中心（高教所），临床技能实训中心，继续教育学院 |
2022年6月6日 至6月10日 |
学生工作部（处），团委，科学技术处（科协办），中医药实验中心（实验动物中心），信息化建设办公室（网络与教育技术中心），教育部重点实验室 |
2022年6月13日 至6月17日 |
人事处，财务处，国有资产与设备管理处，保卫处、武装部，离退休工作处，后勤管理处、后勤集团 |
2022年6月20日 至6月24日 |
国际交流与合作处（港澳台事务办公室）、国际教育学院，基本建设处，图书馆，期刊社，黄家湖医院 |
2022年6月27日 至7月1日 |
位置：