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湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表

2016年12月23日 16:02  点击:[]

湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表

一、   党群类

立卷部门:

学校办公室(党委办公室)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ11.1

1

上级党组织关于党的建设的文件材料

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

本校党委工作规章制度

30

3

本校党代会材料


(1)召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级的批复等。

永久

(2)提案及办理情况:会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

30

(3)参考文件:工作人员名单,选票式样等

10

4

本校党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、民主生活会、党政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决议

永久

5

以党委名义召开的工作会议材料

永久

6

党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

7

党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

8

党委向上级有关部门的请示有批复的

永久或30年

9

党委向上级有关部门的请示无批复的

10

DQ11.1

10

校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的重要会议发言稿

永久

11

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料

永久

12

党委工作简报、情况反映、工作信息

10

13

党委大事记

永久

14

党群系统重要统计材料

永久

15

党委保密、秘书工作的有关文件

30

16

重要的群众来信来访及处理材料

永久或30年

17

党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30

18

党总支、直属支部上报党委的工作计划、总结、重要报告、请示及批复(各上报单位保留自制件)

永久或30年

19

学院党组织建设、改革、发展等规划、方案及其调研报告、论证材料

永久

20

反映本校党委工作重大活动的照片、简报、图表及文字说明等

永久

21

党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物、材料

永久

22

党群系统启用或停止使用印章的文件和印模及旧印章

永久

23

其它有保存价值的材料

永久或30年

 

 

 

立卷部门:

各党委、总支、直属支部

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ11.2

1

党总支、直属支部工作规章制度

30

2

党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、决定、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计表

30

3

党总支、直属支部党建工作及有关材料

30

4

党总支、直属支部人员奖励材料、先进典型材料

30

5

湖北省普通高校党建工作基本情况表

30

6

党总支、直属支部其他有关重要事件和活动的记录材料

永久或30年

7

党总支、直属支部有保存价值的实物、声像材料

永久或30年

8

党总支、直属支部其他有保存价值的档案材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

纪委、纪委办公室、监察处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ12

1

上级纪委关于纪检工作的文件材料

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

纪委工作规章制度

30

3

纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计

永久

4

校纪委会议记录

30

5

党员处分、复查材料

30

6

群众来信来访及处理意见(有省级及以上领导人批示和有处理结果的永久保存)

永久或30年

7

教职工违纪处分决定、调查结论、旁证、本人交代材料等

永久或30年

8

反映本校纪检工作重大活动的照片、简报、图表及文字说明等

永久

9

其它有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

组织部、党校、机关党委

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ13

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知简报

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3

学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

永久

4

落实政策的有关材料

30

5

本校党代会文件材料


5.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话、照片、录音,主席团、秘书长、代表以及列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复等

永久

5.2提案及办理情况、会议简报、会议情况或反映、小组会议记录

30

5.3参考文件、工作人员名单、代表证、列席证及选票式样

10

6

中国共产党党内统计年报表

永久

7

科级以上干部任免、调动和离休报告、决定、  批复、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表)

永久

8

上级机关对学校干部任免、奖励、处分的决定、通知

永久

9

副处级以上干部名册

永久

10

党总支、支部改选报告、审批材料

30

11

各总支、支部委员名册

30

12

党员名册

30

13

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

30

14

发展新党员、预备党员转正的名册

30

15

党组织关系转移介绍信存根

永久

16

党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告

30

17

参加党校各类培训班学习的名单、计划、获得结业证书的学院名单

永久

18

出席市级以上党代会代表名单、登记表

永久

19

反映本校组织工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等

永久或30年

20

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

宣传部

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ14.1

1

上级关于宣传工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

宣传工作规章制度

30

3

本校宣传工作计划、决定、报告和总结、重要统计

永久

4

教职工政治思想工作动态及调查材料,年度(届次)宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料

30

5

理论学习的决定、计划

30

6

反映本校重要活动的剪报及报刊文章图表、照片、录音、录像

永久

7

本院在各项工作活动中形成的有价值的照片、录音、录像、实物等材料

永久

8

学校形象宣传文件材料

永久

9

校报

永久

10

学校关于宣传工作的发文

永久或30年

11

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

学生工作部(处)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ14.2

1

上级关于学生思想政治工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

30

3

学生工作部(处)工作计划、报告、总结

永久

4

学生思想政治工作典型调查材料和统计

30

5

本校学生工作部会议记录、大记事、规章制度

30

6

本校关于学生勤工俭学等管理工作的通知、意见

30

7

关于学生助学贷款的规定、办法、通知

30

8

关于心理健康教育、咨询等工作的通知、意见

30

JX1313

1

本科生新生录取名册

永久

JX1317

1

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永久

2

毕业生工作计划、简报、总结

30

3

毕业生供需统计、计划、合同

30

4

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30

 

 

立卷部门:

统战部

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ15

1

上级关于统战工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

永久

4

学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料

30

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料

永久

7

统战工作重要会议记录、纪要

30

8

统战工作规章制度

30

9

学校关于统战工作的发文

永久或30年

10

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

工会

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ16

1

上级有关工会工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

3

会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举、结果、领导讲话、大会发言等文件)

30

4

表彰工会先进集体个人的材料、名单

30

5

处分会员的有关材料

30

6

工会委员会会议记录、纪要

10

7

基层工会干部名册

30

8

会员名单

30

9

妇女工作材料

30

10

家属工作材料

30

11

工会工作规章制度

30

12

反映本校工会工作重大活动的照片、剪报、图表及文字说明等

永久或30年

13

学校关于工会工作的发文

永久或30年

14

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

团委

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

DQ17

1

上级关于团的工作文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

3

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件)

永久

4

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

5

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

30

6

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

30

7

处分团员的材料及复查材料

30

8

批准入团、离团材料及名单

30

9

团干部名单

30

10

团员名册

30

11

团委会议记录

30

12

学生会文件、材料

30

13

本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料

30

14

各分团委的有关材料

30

15

研究生会的有关材料

30

16

团委牵头进行的重大活动的有关材料

30

17

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

30

18

反映本校团委工作重大活动的照片、简报、图表及文字说明等

永久或30年

19

学校关于团委的发文

永久或30年

20

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

二、   行政类

立卷部门:

学校办公室(校长办公室)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ11

1

上级有关高校行政管理的综合性文件


1.针对本校的

永久

2.普发的

30年或10年

3.上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话

永久

2

上级领导来校视察、检查、调研工作时的重要指示、报告、讲话、题词

永久

3

重要来宾的接待材料

永久

4

校领导在校内外重要活动中的发言稿、声像材料

30

5

本校发展宏观战略规划材料

永久

6

有关全校性工作的调查研究及经验总结等材料

永久

7

有关学校的历史沿革、情况简介、学校大事记

永久

8

全校综合性工作会议、座谈会等的通知、安排、报告、记录、纪要等

永久

9

校长办公会、专题会议等会议记录、纪要及会议讨论材料

永久

10

本校年度工作计划、报告、总结

永久

11

全校性的规章制度

永久

12

学校办公室管理工作的计划、总结、报告等

永久

13

学校行政印章启用、废止的通知、批复、印模等

永久

14

学校向上级机关呈报并经有关部门采用的学校信息材料、情况反映等

10

15

本校重大活动的文件材料


1.重要的

永久

2.一般的

30

16

学校校务公开工作材料

永久

17

学校领导与上级领导关于学校工作的重要来往信件

永久

18

学校信访工作全年计划、总结、报告、统计表等

30

19

学校行政系统来信、来访登记表

10

20

学校群众来信来访的材料


1.有结论的、重要的

30

2.有结论的、一般的

10

21

校庆工作材料

永久或30

22

校友工作材料

永久或30

23

其他有保存价值的文件、实物、声像材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

各院系

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ

1

上级针对本单位的重要通知、规定和本部门发文

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10年

2

学院工作计划、总结、统计报表、报告、请示及领导批复,院(系、中心) 重要会议记录(要)、简报等

永久

3

本单位基本情况介绍,列入“学校年鉴”内容有关材料

永久

4

本部门工作职责、人员名单、机构沿革材料

30

5

学院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料

30

6

本院教师、职工代表大会文件材料

永久

DQ

1

本院有关党的建设的文件材料

30

2

本院党代会文件材料

永久

3

本院党支部工作规划、计划、报告、总结等

永久

SX13

1

本单位毕业生照片

永久

 

 

立卷部门:

发展规划处(学科办、目标办)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ11

1

上级机关有关本部门工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10

2

本部门的工作规划、计划、总结等

30

3

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30

 

 

立卷部门:

教师发展中心(高教所)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ11

1

上级机关有关本部门工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10

2

本部门的工作规划、计划、总结等

30

3

本校老师的教研课题、获奖文件、培训文件等相关材料

永久或30

 

 

 

立卷部门:

信息化建设办公室(网络与现代教育技术中心)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ11

1

上级需要贯彻执行的有关信息化建设的文件材料

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10

2

本校信息化建设(网络与现代教育技术)的各项规章制度

30

3

本校网络与教育技术工作的规划、方案、影像资料、总结

永久或30

4

本校信息化建设的发展规划、项目合同、竣工图纸、统计年报

永久或30

5

本校信息化建设、网络与教育技术建设等工作的上级批复

30

6

本部门与校外交流的有关材料

10

 

 

立卷部门:

临床技能实训中心

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ11

1

上级机关有关中心工作的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10

2

本部门的工作规划、计划、总结等

30

3

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30

 

 

 

立卷部门:

人事处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ12.1

1

上级机关有关人事工作的文件


1.重要的或针对本校的

永久或30年

2.普发的

10

2

本校人事工作的规章制度、规定、办法等

30

3

人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录

永久

4

关于机构编制规划、计划报告、上级批复

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

学校教职工教育统计、工资情况、计划生育等的年报表

永久

7

人事处权限内的干部任免文件及名册

永久

8

表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料


(1)省级以上的

永久

(2)省级以下的

30

9

处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

30

10

教职工动态月报

30

11

师资培养、管理工作计划、规定、总结

永久

12

教师进修计划、安排、总结

30

13

教师工作量的规定和执行情况

30

14

教师业务考核材料

30

15

人事统计报表

永久

16

教职工名册 (分单位的总册、分类名册)登记表

永久

17

教研室、研究室正副主任名册

30

18

教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

30

19

教职工工资调整材料、名册

30

20

教职工转正定级材料

30

21

教职工校内调动材料

30

22

关于复、转人员安置优抚工作的计划、报告、批复

永久

23

教职工的录用、调入的有关材料 (包括转移行政、工资关系介绍信)

30

24

教职工调出的有关材料 (包括转移行政、工资关系介绍信存根)

30

25

教职工支边和下基层人员名单及有关材料

10

26

学校对教职工自动离职、出国访友、探亲、留学、自费留学、移民、定居等的报告、批复及协议书

30

27

教职工离休、退休、退职、离职等及有关荣誉证书授予工作的材料

30

28

教职工退休后重新工作的材料

30

29

教职工福利工作

30

30

教职工商调函件

30

31

使用临时工有关材料

30

32

群众来信来访材料

30

33

本校人事及劳动调解及仲裁的有关材料

永久

34

学校召开的人才(师资)工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料

30

35

学校关于人事工作的发文

永久或30年

36

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

离退休工作处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ12.2

1

上级关于离退休教职工管理工作的文件


(1)重要的或针对本校的

永久或30年

(2)普发的

10

2

离退休职工管理工作规章制度

30

3

学校离退休职工管理工作计划、决定、总结、统计报表

永久

4

离退休职工管理工作情况调查

30

5

离退休人员花名册

永久

6

关心下一代工作委员会工作形成的相关材料

30

7

其他有保存价值的实物、声像材料等

永久或30年

 

 

立卷部门:

审计处(招标办)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ13

1

上级有关审计工作的文件


(1)针对本校的、重要的

永久或30年

(2)普发的

10

2

学校审计工作方面的规章制度

30

3

审计工作计划、总结、调查报告

30

4

审计工作统计年报及重要报表

30

5

重要的来信来访材料

30

6

学校关于审计工作的发文

永久或30年

7

其他有报讯价值的实物、声像材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

保卫处、武装部

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ14

1

上级有关安全保卫、武装、人防、民兵、军训工作的文件



(1)针对本校的、重要的资料

永久或30年


(2)普发的

10

2

学校安全保卫工作方面的规章制度

30

3

学校安全保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

30

4

学校治安综合治理领导小组、国家安全领导小组工作形成的材料

30

5

学校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

30

6

学校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

30

7

要害部门的公安保卫、安控、消防工作

30

8

学校消防管理材料

30

9

学校各类安全检查材料

30

10

治安、保卫、安控、消防安全负责人名单

10

11

师生员工集体户口的管理材料

永久

12

教职工、学生因私出国(境)登记表

永久

13

学校关于安全保卫工作的发文

永久或30年

14

其他有保存价值的文件材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

后勤管理处、后勤集团

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ15.1

1

上级有关后勤工作的文件


1.针对本校的、重要的

永久或30年

2.普发的

10

2

学校后勤保障部内部各项规章制度

30

3

学校后勤工作计划、总结报告、重要请示及批复

30

4

学校后勤保障部内部机构设置、干部任免、大事记

永久

5

房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结

30

6

防震、防汛、环保、节能工作的文件材料

永久

7

学校内水、电、气等管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料

永久

8

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等资料文件

30

9

后勤保障部与各经济实体、个人签订的协议、合同


1.重要的

永久

2.一般的

10

10

伙食、车辆、校园绿化等有关材料

10

11

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

黄家湖医院

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ15.2

1

上级有关公费医疗、医药管理等方面的文件

针对本校的、重要的:永久或30年;普发的:10

2

黄家湖医院工作计划、总结、重要报告及上级批复

永久

3

黄家湖医院关于保健、公费医疗方面的规定、办法

永久

4

黄家湖医院院务会议记录

永久

5

黄家湖医院各类情况年度统计表、信息汇总等材料

永久

6

黄家湖医院同国内、外各单位签订的协议、合同

永久

7

医务人员培训情况、业务情况、科研情况材料

30

8

本校医院公费医疗经费使用报表、情况简报

10

9

本校医院部门职责、岗位责任制、机构沿革的材料

10

 

 

立卷部门:

档案馆

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ16.1

1

上级针对本校档案工作的批示、通知等

30

2

档案馆工作规划、计划、总结、报告等

30

3

档案统计年报表、大事记

永久

4

档案编研成果及出版物

永久或30年

5

档案移交目录

永久

6

档案销毁报告及销毁清册

永久

7

学校档案工作委员会的有关材料

30

8

学校档案馆工作规章制度

30

9

学校档案工作会议的文件材料

永久

10

档案工作检查、评估的有关材料

永久

11

档案馆与其他馆际交流、学习材料

10

12

档案馆指南、全宗介绍

永久

13

档案馆学习培训材料

30

14

档案信息化材料

30

15

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30年

 

 

立卷部门:

图书馆

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

XZ16.2

1

上级有关图书工作的文件

30年或10年

2

图书馆工作规划、计划、总结、报告等

10

3

学校图书馆工作规章制度

30

4

学校图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

5

学校图书馆馆藏图书、期刊清册

永久

6

图书、资料、购置计划、图书经费情况报告、预决算

30

7

图书馆召开的专业会议的文件材料

30

8

图书馆与校外交流的有关材料

30

9

其他有保存价值的实物、声像材料

永久或30年

 

 

三、   教学类

立卷部门:

研究生处(学位办)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

JX1211

1

上级针对本校研究生教育的指导性文件

30

2

上级下达给本校有关教育改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指令、规定、办法等

永久

3

本部门的工作计划、总结

永久

4

相关的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结、统计报表等

永久

5

本校研究生教育发展规划

30

6

增列研究生导师的通知、办法、审查材料

30

7

同等学历申请学位的办法、通知

30

8

专业学位研究生教育、管理的规定、办法

30

9

综合管理工作中形成的其它有关文件材料

永久或30年

重要的

30

一般的

10

JX1212

1

上级有关学科、专业设置的文件材料

30

2

专业设置与调整的报告、请示及批复

永久

3

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

4

重点学科、专业建设材料

永久

5

学科、专业建设计划、简报、总结材料

30

6

学科、专业建设统计报表

永久

JX1213

1

上级有关招生工作的指示、规定

永久

2

上级主管机关下达的招生计划指标及本校招生来源计划

永久

3

本校招生工作计划、总结、请示及批复

永久

4

新生录取名册

永久

5

研究生定向、委托、自筹的合同书、协议书

永久

6

本校招生简章、专业介绍及有关宣传提纲

30

7

各学院有关学位评审工作的请示、报告及相关材料

10

8

研究生入学试题、标准答案及指导教师名册

30

JX1214

1

在校学生名册

永久

2

研究生个人材料(登记表、选课单、课程成绩单、专业课、实践成绩、毕业生登记表、论文、评阅意见书、实验记录本等)

永久

3

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

4

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级、优秀成果奖)

永久

5

学生处分材料

30

JX1216

1

上级有关学位工作的文件

永久

2

本校学位评定条例、办法及实施细则

永久

3

本校学位工作计划、总结

永久

4

学位委员会会议记录、决定

永久

5

学位授予名册

永久

6

关于学位授予的申报和审批材料

永久

JX1217

1

毕业、结业名册及纪念册

永久

2

毕业证、派遣证存根及领取签收册

30

3

各类毕业生质量跟踪调查和反馈材料

30

 

 

立卷部门:

教务处(评建办)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

JX1311

1

上级下达有关教学工作文件材料

永久或30年

2

上级主管机关和本校有关教育改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指令、规定、办法等

永久

3

本校教育管理部门工作计划、总结、报告

永久

4

本校教育事业发展规划、本科人才培养方案

永久

5

统计报表    有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结、统计报表

永久

6

教学质量检查、评估、总结和各级各类优秀教学奖材料

30

JX1312

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

30

2

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

3

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

4

学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30

5

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

JX1313

1

上级有关招生工作的文件材料

30

2

招生计划、规定、生源计划

30

3

新生录取材料及新生名单

永久

4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

30

5

招生宣传、招生工作总结

10

JX1314

1

新生入学登记表

永久

2

学生学籍卡片

永久

3

学生成绩总册

永久

4

在校学生名册

永久

5

学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、退学、专升本材料)

永久

6

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

30

7

学生处分材料

30

JX1315

1

各专业教学计划(教学大纲)

永久

2

课程建设要求及安排、校历表、课表

30

3

各系、科、专业课程试题库

30

4

典型教案、重要备课记录

30

5

教学实习、生产实习计划、总结及相关材料

10

6

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

10

JX1316

1

上级有关学位工作文件材料

30

2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

永久

3

学位委员会会议记录、决定

永久

4

授予学生学位的决定、学位名册及申请材料

永久

5

关于学位授予的申报及审批材料

永久

6

关于学位论文评阅、答辩及评审材料

永久

7

本科生优秀学士学位论文(集)

30

JX1317

1

上级有关毕业生分配的文件材料

30

2

毕业证领取签收册

30

3

毕业名册

永久

JX1318

1

自编、主编教材

30

2

各专业使用教材目录

30

3

自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

30

4

其他有保存价值的自编参考资料

10

5

上级有关教材编写、使用的文件材料

30

 

 

立卷部门:

继续教育学院

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

JX1411

1

上级有关成教工作方面的文件材料

永久或30年

2

上级主管机关和本校有关教育改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指令、规定、办法等

永久

3

继教学院工作计划、总结、合同、协议等文件材料

永久

4

关于成人教育方面的规章制度、管理办法

30

5

短期进修、培训班材料、办学合同协议等

30

6

统计报表

永久

7

联合办学、函授辅导站设置的请示、批复、函

永久

8

综合管理工作中形成的其它有关文件材料


重要的

30

一般的

10

JX1412

1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

30

2

学科、专业设置、评估、申报、审批材料

永久

3

学科、专业建设的计划、简报、总结材料

30

4

学科、专业建设统计报表

永久

JX1413

1

上级有关招生工作的指示、规定

30

2

上级主管机关下达的招生计划指标及本校招生来源计划

永久

3

本校招生工作计划、总结、请示及批复

永久

4

新生录取材料及新生名册、统计报表

30

5

本校招生简章、专业介绍及有关宣传提纲

10

JX1414

1

学生成绩总册

永久

2

在校学生名册

永久

3

学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

4

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

30

5

学生处分材料

30

JX1416

1

上级有关学位工作的文件 30年

永久

2

学位授予名册

永久

JX1417

1

各类学生毕业、结业名册及纪念册

永久

2

各类毕业生质量跟踪调查和反馈材料

30

 

 

四、   科研类

立卷部门:

科学技术处(科协办)

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

KY11

1

上级关于科研工作的文件材料


(1)针对本校的、重要的

永久或30年

(2)普发的

10

2

科研计划管理文件材料

30

3

科研成果管理文件材料

30

4

科研经费管理文件材料

30

5

申报科学基金及有关批复

30

6

学会工作 (学术活动) 材料


(1)省部级及以上的

30

(2)一般性的

10

7

本校科研人员统计材料

30

8

科研工作会议(包括筹备、议程、议题、主要领导讲话等)

30

9

科研处工作计划、总结、统计资料等

30

10

其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料

永久或30年

 

KY12-1

准备阶段

1

开题报告与课题调研论证材料

30

2

任务书、合同、协议书

永久

3

课题研究计划、设计

30

4

计划执行情况、计划调整或撤销报告

10

5

课题投资和预决算材料

10

KY12-2

研究实验阶段

1

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录

永久

2

数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果等)。

永久

3

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

4

研究工作阶段小结、年度报告

30

5

配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等

永久

6

样品、标本等实物的目录

永久

KY12-3

总结鉴定阶段

1

研究报告、研制报告

永久

2

论文专著

永久

3

工艺技术报告

永久

4

技术诀窍报告

永久

5

专家评审意见

永久

6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见、鉴定证书)

30

7

鉴定证书

永久

8

推广应用意见

30

9

课题工作总结

30

KYl2 -4      申报奖励阶段

1

科研成果登记表

永久

2

科研成果报告表

永久

3

科研成果奖励申报与审批材料

永久

4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或复印件

永久

5

专利申请书或证书原件或复印件

永久

KYl2 -5

推广应用阶段

1

转让合同、协议书

永久

2

生产定型鉴定材料

永久

3

成果被引用或投产后反馈意见

10

4

推广应用方案及实施情况

30

5

扩大生产的设计文件、工艺文件

30

6

成果宣传报导材料

10

7

对外学术交流材料

30

 

 

 

五、   基本建设类

立卷部门:

基本建设处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

JJ11

1

上级有关基建工作的文件


(1)针对本校的、重要的

永久或30年

(2)普发的

10

2

基建工作规章制度

30

3

基建工作计划、总结、报告

30

4

基建工作总体规划

永久

5

基建工作年度 (季度) 总结、统计报表

永久

6

基建工程财务预、决算

永久

7

全校性总体规划、设计总平面图

永久

8

本校水、气、通讯及网络线路等管道分布图

永久

9

地质勘探、地形测量材料

永久

JJl2-1

可行性研究

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

JJl2-2

设计基础

1

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告重要土、岩样及说明

永久

2

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

JJl2-3   设计文件

1

初步设计

30

2

技术设计

永久

3

施工图设计

10

4

技术秘密材料、专利文件

永久

5

设计计算书

30

6

关键技术实验

永久

7

总体规划设计

永久

8

设计评价、鉴定及审批

30

JJl2-4   工程管理文件

1

征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

3

施工执照

永久

4

水、电、气、暖供应协议书

永久

5

产权证书

永久

JJl2-5  施工

1

土地施工文件


(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

10

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

30

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30

(4)建筑材料实验报告

30

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

(6)土建施工定位测量地质勘察

永久

(7)土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图

永久

(8)隐蔽工程验收记录

永久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

30

(11)交工验收记录证明

30

(12)竣工报告、竣工验收报告

永久

2

设备及管线安装施工文件


(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

10

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

30

(4)隐蔽工程检查验收记录

30

(5)强度、密闭性试验报告

30

(6)设备调试记录

10

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理 报告

30

(8)系统调试、实验记录

30

(9)管线清洗、通水、清毒记录

10

(10)管线标高位置,坡度测量记录

30

(11)中间交工验收记录证明,工程质量评定

30

(12)竣工报告、竣工验收报告

30

3

电气、仪表安装施工文件


(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

10

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30

(3)调试、整定记录

30

(4)性能测试和校核

30

(5)施工安装记录,质量检查评定,事故处理报告

30

(6)操作、联动试验

10

(7)电气装置交接记录

10

(8)中间交工验收记录、工程质量评定

30

(9)竣工报告、竣工验收报告

30

JJl2-6

竣工验收

1

竣工验收报告

永久

2

全部竣工图纸

永久

3

质量评审材料

永久

4

工程现场声像材

永久

5

竣工验收会议决议文件

永久

JJ12-7

基建财务、器材管理

1

财务计划、年度计划

10

2

工程概算、预算、决算

永久

3

主要材料消耗、器材管理

10

4

交付使用的固定资产

永久

JJ12-8

生产技术准备、试生产

1

技术准备计划

10

2

试生产管理、技术责任制

30

3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸

10

4

设备试车、验收、运转、维护记录

30

5

安全操作规程、事故分析报告

30

6

技术培训材料

10

7

工业卫生、劳动保护材料

30

 

六、   仪器设备类

立卷部门:

国有资产与设备管理处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

SB11

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

30

2

本校仪器、设备管理的规章制度

30

3

设备处工作计划、报告、总结、调查材料

30

4

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30

5

仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30

6

本校有关仪器、设备业务工作的年度统计材料

30

SB12

1

申购报告、计划、论证报告 (论证会文件、记录等)委托协议

30

2

上级或主管领导批复和准购批示

30

3

定购合同 (复印件) 和会谈纪要、记录等

30

4

进口设备过程中有关的技术商务文件

30

5

开箱记录及装箱单

30

6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30

7

验收报告及文件材料

30

8

索赔来住函件及结果文件

30

9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

10

使用、检修、故障事故记录 (设备履历书)

与设备共存

11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

12

技术改造和开发过程中形成的文件材料

与设备共存

 

 

 

七、   出版类

 

立卷部门:

期刊社

CB11

序号

文件材料内容

保管期限

1

上级有关编辑出版工作的文件

30

2

上级召开的编辑出版工作会议文件

10

3

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永久

4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

5

编辑出版部门管理形成的文件材料

10

CB12-15

出版物项目

1

编辑出版合同、协议书

30

2

出版请示和批复

30

3

原稿(含照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

30

4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

30

5

封面设计图样

10

6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

7

出版发行记录,发稿后的变动情况,稿酬、版税通知单

10

8

获奖或受查处情况的文件材料

30

9

有参考价值的读者来信、重要评论

10

10

再版修改意见

10

说明

CB12 报纸     CB13刊物


CB14书稿      CB15音像


以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物可酌减


 

                    八、外事类

立卷部门:

国际合作交流处(港澳台事务办公室)、国际教育学院

WS11

序号

文件材料内容

保管期限

1

上级关于外事工作的文件材料

30

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、报告等

30

3

外事工作统计报表等

永久

4

外事工作会议材料

30

5

学校外事工作的请示报告和上级批复

永久

6

学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册

30

WS12    出国(境)

1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

30

2

国际学术会议论文

30

3

投寄国外的学术论文

30

4

出国(境)人员考察、访问材料

30

5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

30

6

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果 ,论文和各类证书(复印件)

永久

7

国际比赛、竞赛

30

WS13    来校

1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

30

2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

30

3

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿教材等材料

永久

4

来校进修、10年培训研究的外籍人士有关材料

30

5

国际比赛、竞赛

30

WS14    国际合作与会议

1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3

合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

30

4

授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5

双方互赠的礼品、纪念品

30

6

国际会议的有关材料

30

WS15    外国留学生工作

1

录取审批材料

永久

2

学籍登记表、学籍卡片

永久

3

教学计划、大纲、安排

30

4

学习情况、成绩及评语

永久

5

学位论文及学位证书复印件

30

6

学生名册

永久

7

学生去向及有关材料

30

 

 

九、   财会类

立卷部门:

财务处

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

CKll综合

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

30

3

学校基金管理工作文件

10

4

有关财务管理方面的其他文件材料

10

5

会计移交清册

30

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

30

CKl2会计报表

1

决算报表 (含基建综合决算)

永久

2

预算会计报表

永久

3

年度以上规划表、分配计划、测算表

30

4

年度以上各种统计报表 (含工资报表)

30

5

季度以下各种计划、统计报表

10

CKl4会计凭证

1

涉及外事的会计凭证

永久

2

预算内各种原始凭证、记账凭证

10

3

预算外各种原始凭证、记账账单

10

4

学校基金各种原始凭证、记账凭证

10

5

银行存款余额调节表

10

6

会计拨款凭证及其他会计凭证

10

7

银行对外账单

10

8

涉及债权、债务及末清理完毕的凭证

30

CKl5工资清册

1

工资发放名册、卡片

永久

2

工资转移、证明、通知存根

30

3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等

10

 

 

十、声像载体类

立卷部门:

宣传部、网络与教育技术中心等档案材料形成单位

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

SX11

综合

1

上级关于声像工作的文件


1.针对本校的、重要的影像资料

永久或30年

2.普发的

10

2

声像档案工作规章制度、工作计划、总结、报告、请示及批复

30

 

SX12照片档案    SX13录音带

SX14录像带      SX15磁盘

SX16影视胶片    SX17缩微胶片

SX18光盘

声像载体归档范围和保管期限表

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

SX12-18

1

党群、行政类


1)本校党代会、教职工代表大会等各类重大会议、重大活动的声像档案

永久

2)党和国家领导人、省、市领导、社会名流来校视察活动的声像档案

永久

3)民主党派、港澳同胞、归侨的重要活动的声像档案

永久

4)各种政治活动、方针、政策在学校贯彻执行情况的声像档案

永久

5)党委组织、纪检、监察、宣传等部门工作活动的声像档案

永久或30年

6)工会组织的各种重要活动的声像材料

永久或30年

7)团委组织的各种重要活动的声像材料

永久或30年

2

教学类


1)学校开学典礼、迎新、军训的声像材料

30

2)学生毕业照片

永久

3)知名教授、专家来校讲学的声像材料

永久

4)教学实践、教学评估、学术交流等重大活动的声像材料

永久

3

科研类


1)大型学术性会议、科研报告会的声像材料

30

2)科研课题、科研成果评定、获奖及开发利用等活动的声像材料

永久或30年

3)著名教授、专家做学术报告的声像材料

永久或30年

4

外事类


1)外国领导人、友好人士、各种代表团来校参观访问的声像档案

永久或30年

2)外籍教师、学生、工作人员在校学习、生活、工作的声像档案

永久或30年

3)我校与国外院校进行国际交往活动中的声像档案

永久或30年

4)学校领导、教师出国访问、讲学、考察活动的的声像档案

永久或30年

5

基建类


1)学校重大基建项目的招标、奠基开工、竣工典礼等活动的声像档案

永久

2)学院校区内拆除前的旧建筑物,已竣工的新建筑物的声像档案

永久

3)不同时期学校基本风貌及重要建筑的声像档案

永久

 

十一、实物类

分类号

序号

文件材料内容

保管期限

SW12-18

1

旧印章

永久或30年

2

中央、省、市各级领导及社会名流为学校的题词和赠送的字画

永久

3

学校在各项活动中获得的奖章、奖杯奖牌、锦旗、奖状、奖励证书


1)省级以上

永久

2)省级以下

30

4

在国际交往中,国际友人赠送的纪念品;中外校友赠送给母校的各种纪念品

永久

5

学校通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品

永久

6

学校各阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书等样品;校徽、纪念章等

永久

7

其他有保存价值的实物

永久

SW12印章         SW13锦旗           SW14奖杯

SW15奖牌         SW16奖状           SW17赠品

SW18字画


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