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关于做好2020年归档工作的通知

2020年06月17日 16:01  点击:[]

各学院、处、室、部、直属单位;工会、团委:

根据教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》文件精神,按照《湖北中医药大学档案管理办法》相关要求,为切实做好学校2020年归档工作,现将有关事项通知如下:

一、归档范围

(一)2019年度学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档范围详见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》(试行)。

(二)学校新型冠状病毒肺炎疫情防控专项档案。归档范围详见《湖北中医药大学新型冠状病毒肺炎疫情防控档案归档通知》。

二、归档时间及地点

因疫情对各部门、各单位档案员到岗进行档案收集整理影响较大,今年归档工作时间适当延迟。

(一)地点:档案馆(黄家湖校区图书馆北8楼)

(二)时间:

1.各党政机构、直属单位于2020年7月10日前完成归档。

    2.各学院于2020年9月30日前完成归档。

3.2020年毕业生教学档案于2020年10月30日前完成归档。

4.基建项目档案在项目完成后3个月内归档。

5.科研项目档案在项目完成后2个月内课题组立卷移交科技处,由科技处统一向档案馆归档。

6.重大活动档案在活动结束后2个月内归档。

7.会计档案按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79 号)及《湖北中医药大学会计档案管理办法》(试行)执行。

三、归档要求

(一)实行纸质文件、电子文件双套归档制,电子文件与纸质文件同时归档。归档文件材料应齐全完整,纸质文件材料应为原件,文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料,字迹、印信等应清晰、完整,责任者和成文时间应标明;声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好;电子数据需要脱机归档。

(二)各部门、各单位应充分认识档案工作的重要性,高度重视档案材料归档工作,加强组织,统筹安排,为档案员提供充分的条件和时间,确保其在规定时间内,高质高效完成本单位的立卷归档工作。

(三)历年应归档但尚未归档的材料,请各部门、各单位认真检查,查遗补漏,及时归档。

四、归档方式

(一)各单位档案员将材料汇总集中后进行整理分类预立卷,填写《湖北中医药大学档案移交目录》(附件1);确认分类预立卷无误后,进行管理系统离线包操作,计算机录入数据。

(二)移交目录和系统离线包数据录入完成后,申请数据审核,待档案馆审核通过后,打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》(一式两份)。档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

五、联系方式

(一)联系电话:027-68891280 、027-68891359

(二)学校档案工作QQ群:626726259

    附件1-移交目录(2020).doc

    附件2-归档文件整理操作指南.pdf 

                        

 

 

 

                              湖北中医药大学

                              2020年6月16日

 

 

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