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关于做好2021年归档工作的通知

2021年04月28日 15:03  点击:[]

各学院、处、室、部、直属单位;工会、团委:

根据《高等学校档案管理办法》(教育部、国家档案局27号令)、《国家档案局办公室、国务院扶贫办综合司关于进一步做好精准扶贫档案工作的通知》(档办发〔20203号)和《湖北省新冠肺炎疫情防控指挥部办公室关于切实做好新冠肺炎疫情防控档案资料收集管理工作的通知》(鄂防指办发〔202056号)文件精神,按照《湖北中医药大学档案管理办法》相关要求,为切实做好学校2021年归档工作,现将有关事项通知如下:

一、档案归档范围

(一)2020年度学校在从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。归档范围详见《湖北中医药大学档案归档范围及保管期限表》。

(二)学校新型冠状病毒肺炎疫情防控专项档案。归档范围详见《湖北中医药大学新型冠状病毒肺炎疫情防控档案归档通知》。

(三)学校精准扶贫专项档案。归档范围详见《精准扶贫档案归档范围》(具体见附件1)。

二、归档时间及地点

(一)时间

1.各部门、各单位综合档案归档时间为2021517日至72日(具体安排见附件2)。

2.2021年毕业生教学档案于20211030日前完成归档。

3.基建项目档案在项目完成后3个月内归档。

4.科研项目档案在项目完成后2个月内课题组立卷移交科技处,由科技处统一向档案馆归档。

5.重大活动档案在活动结束后2个月内归档。

6.会计档案按照《会计档案管理办法》(财政部、国家档案局令第79 号)及《湖北中医药大学会计档案管理办法》(试行)执行。

(二)地点

档案馆(黄家湖校区图书馆北8楼)805室。

三、归档要求

(一)实行纸质文件、电子文件双套归档制,电子文件与纸质文件同时归档。归档文件材料应齐全完整,纸质文件材料应为原件,文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料,字迹、印信等应清晰、完整,责任者和成文时间应标明;声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好;电子数据需要脱机归档。

(二)各部门、各单位应充分认识档案工作的重要性,高度重视档案材料归档工作,加强组织,统筹安排,为档案员提供充分的条件和时间,确保其在规定时间内,高质高效完成本单位的立卷归档工作。

(三)历年应归档但尚未归档的材料,请各部门、各单位认真检查,查遗补漏,及时归档。

四、归档方式

(一)各部门、各单位档案员将材料汇总集中后进行整理分类预立卷,进行档案系统在线归档操作(具体见附件3)。

(二)待文件目录数据录入完毕,电子文件上传完成后,申请审核,待档案馆审核通过后,打印《湖北中医药大学档案移交目录》和《归档文件目录》(一式两份、签字盖章),与归档材料一并移交至档案馆,档案馆在接收纸质档案的同时接收电子数据。

五、联系方式

(一)联系电话:027-68891280027-68891359

(二)学校档案工作QQ群:626726259

附件:1.精准扶贫档案归档范围

      2.各部门、各单位立卷归档日程安排表

3.档案系统在线归档操作指南

 

                        

 

                             湖北中医药大学

                              2021426

 

附件1

精准扶贫档案归档范围

类 别

     

保管期限

纸质文件

材料

1.上级下发的精准扶贫政策性文件和重要业务文件

30年或10

2.学校关于成立精准扶贫组织机构的文件,精准扶贫工作指导意见、工作方案、工作总结、重要会议记录与纪要等重要文件。

永久

3.学校派驻扶贫工作队文件,扶贫工作队名单、责任分工材料

永久

4.驻村扶贫工作计划、工作报告、工作简报、工作总结

永久

5.驻村扶贫工作队扶贫工作自查、考核材料

永久

6.精准扶贫项目实施的重要文件材料

永久

7.驻村扶贫工作队建立的各类台账(贫困户建档、一对一帮扶、脱贫审核表、脱贫明白卡等)和扶贫工作考勤表及工作日志

永久

8.扶贫捐赠钱物、扶贫资金使用管理材料

永久

9.扶贫工作队及其队员获得先进表彰的材料和先进典型(典型人物、典型事迹)材料

永久

10.扶贫工作队重要会议记录、会议纪要

30

11.扶贫工作队参与定点村党建、生产、管理等工作形成的重要材料

30

12.学校到村开展扶贫活动的材料

30

13.上级、学校到村进行扶贫工作检查、指导、工作验收的材料

永久

14.校内外新闻媒体对学校扶贫工作报导材料

永久

15.其他具有保存价值的文件材料

永久或30

声像文件材料

包括精准扶贫工作中形成的重要照片、录音、录像等声像文件材料

永久

实物档案材料

1.各种奖状、奖证、奖牌

永久

2.扶贫工作队编印的重要的印刷品

永久

类 别

     

保管期限

实物档案材料

3.驻点村、贫困户送给扶贫工作队和队员的锦旗、感谢信、有纪念意义的物品

永久

4.扶贫工作队和队员有纪念意义的工作、生活用品

永久

电子文件材料

精准扶贫工作中形成的重要电子文件、电子数据、电子影音文件、多媒体文件等

永久

 

附件2

各部门、各单位立卷归档日程安排表

归档部门/归档单位

归档时间

学校办公室(党委办公室、校长办公室),组织部、党校、机关党委,统战部,宣传部,纪委、监察专员办公室,工会,审计处,采购与招投标办公室

2021517

521

中医临床学院,第一临床学院,针灸骨伤学院,药学院,基础医学院,检验学院,护理学院

2021524

528

管理学院,信息工程学院,人文学院,外国语学院,马克思主义学院,体育健康学院

2021531

64

发展规划处(学科办、目标办),教务处(评建办),研究生处(学位办),教师发展中心(高教所),临床技能实训中心,继续教育学院

202167

611

学生工作部(处),团委,科学技术处(科协办),中医药实验中心(实验动物中心),信息化建设办公室(网络与教育技术中心),教育部重点实验室

2021614

618

人事处,财务处,国有资产与设备管理处,保卫处、武装部,离退休工作处,后勤管理处、后勤集团

2021621

625

国际交流与合作处(港澳台事务办公室)、国际教育学院,基本建设处,图书馆,期刊社,黄家湖医院

2021628

72

 

附件3

档案系统在线归档操作指南

1.登录系统

使用IE浏览器登录网址http://218.197.176.170: 8080/esoaisapp/进入湖北中医药大学数字档案管理系统,输入用户名及密码(具体用户名及密码见附件)。

2.录入目录数据

在系统页面左侧 系统菜单-接收中心-档案收集整理 在收集整编库中选择合适类型的档案收集文件菜单进行文件目录数据录入,系统页面右下角有绿色“已移交”和红色“未移交”按钮,方便对已录入的目录数据进行管理,具体操作见图1

 

1

可采用系统新建条目方式著录或导入Excel文件形式。

方式一:直接添加

点击“添加”按钮即可进入添加目录数据页面添加文件目录数据,输入一条目录后点击“保存并添加”,可保留当前目录信息,方便下一条目录的录入,操作见图2

 

 

2

方式二:导入Excel文件

点击 批量操作-数据导入 进入数据导入界面选择Excel文件进行导入,通过“自动对应”来完成Excel字段与系统字段的对应导入,详细操作见图3-5

 

3

 

4

 

5

必填字段见下表,其余为选填字段,可根据实际需要录入。

档号

由全宗号、年度、保管期限、机构问题、件号自动生成

全宗号

1

年度

文件年度

机构问题

机构分类号

件号

文件顺序号如0001

保管期限

永久、30年、10

密级

内部

正题名

文件标题

文件形成时间

落款日期

页数

文件页数

责任者

归档部门

文件编号

文号

3.附加电子文件

点击“操作”进入文件目录数据编辑界面,在弹出页面的框的下部,点“附加文件”选择当前的电子文件,点“上传”即可完成电子文件附加操作,具体操作见图6-8

 

6

 

7

 

图8

4.档案移交

文件目录数据录入完成后,勾选需要移交的数据,点其他操作-档案移交,确认继续操作后,自动填写移交人、移交日期及移交机构后,选择接收人完成档案移交操作。具体操作见图9-12

 

图9

 

图10

 

图11

 

图12

5.打印归档文件目录、移交目录

待管理员审核完成后。选择绿色的已移交数据,在选中状态下,点“打印”进入打印界面,选“归档文件目录”以及“移交目录”完成归档文件目录和移交目录的打印,操作见图13、图14

 

13

 

图14

 

附件

部门立卷归档涉及类别及用户名

立卷部门

涉及类别

类别代码

用户名

初始密码

学校办公室

党群、行政

DQ11XZ11

xb

 

纪委、监察专员办公室

党群

DQ12

jwjc

组织部、党校、机关党委

党群

DQ13

zzb

宣传部

党群

DQ1411

xcb

学生工作部

党群、学生

DQ1412XS13

xgc

统战部

党群

DQ15

tzb

工会

党群

DQ16

gh

团委

党群

DQ17

ylc

人事处

行政

XZ1211

rsc

离退休工作处

行政

XZ1212

ltx

审计处

行政

XZ13

sjc

保卫处、武装部

行政

XZ14

bwc

后勤管理处

行政

XZ1511

hqgl

黄家湖医院

行政

XZ1512

xyy

国医堂

行政

XZ1513

gyt

档案馆

行政

XZ1611

dag

图书馆

行政

XZ1612

tsg

发展规划处

行政

XZ1711

fgc

教师发展中心

行政

XZ1712

jsfz

信息化建设办公室

行政

XZ1713

nic

临床技能实训中心

行政

XZ1714

sxzx

中医临床学院

行政

XZ1715

zylc

第一临床学院

行政

XZ1716

lcxy

针灸骨伤学院

行政

XZ1717

zgy

药学院

行政

XZ1718

yxy

基础医学院

行政

XZ1719

jcy

检验学院

行政

XZ1720

jyy

护理学院

行政

XZ1721

hly

管理学院

行政

XZ1722

gly

信息工程学院

行政

XZ1723

xxy

人文学院

行政

XZ1724

rwy

外国语学院

行政

XZ1725

wyy

马克思主义学院

行政

XZ1726

mks

 

体育健康学院

行政

XZ1727

tyb

教育部重点实验室

行政

XZ1729

zyff

中医药实验中心

行政

XZ1730

syzx

协同创新中心

行政

XZ1731

zjzwb

研究生处(学位办)

教学、学生

JX12XS12

yjs

教务处(评建办)

教学、学生

JX13XS13

jwc

继续教育学院

教学、学生

JX14XS14

jjy

科学技术处(科协办)

科研

KY

kxjsc

基本建设处

基建

JJ

jjc

国有资产与设备管理处

设备

SB

gzc

期刊社

出版

CB

qks

国际交流与合作处、国际教育学院

外事

WS

wsc

财务处

财会

CK

cwc     

采购与招投标办公室

招标

ZB

cgyzb

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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