1.登录系统
使用IE浏览器登录网址http://218.197.176.170: 8080/esoaisapp/进入湖北中医药大学数字档案管理系统，输入用户名及密码（具体用户名及密码见附件）。
2.录入目录数据
在系统页面左侧 系统菜单-接收中心-档案收集整理 在收集整编库中选择合适类型的档案收集文件菜单进行文件目录数据录入，系统页面右下角有绿色“已移交”和红色“未移交”按钮，方便对已录入的目录数据进行管理，具体操作见图1。
图1
可采用系统新建条目方式著录或导入Excel文件形式。
方式一：直接添加
点击“添加”按钮即可进入添加目录数据页面添加文件目录数据，输入一条目录后点击“保存并添加”，可保留当前目录信息，方便下一条目录的录入，操作见图2。
图2
方式二：导入Excel文件
点击 批量操作-数据导入 进入数据导入界面选择Excel文件进行导入，通过“自动对应”来完成Excel字段与系统字段的对应导入，详细操作见图3-图5。
图3
图4
图5
必填字段见下表，其余为选填字段，可根据实际需要录入。
档号 | 由全宗号、年度、保管期限、机构问题、件号自动生成 |
全宗号 | 1 | 年度 | 文件年度 |
机构问题 | 机构分类号 | 件号 | 文件顺序号如0001 |
保管期限 | 永久、30年、10年 | 密级 | 内部 |
正题名 | 文件标题 |
文件形成时间 | 落款日期 | 页数 | 文件页数 |
责任者 | 归档部门 | 文件编号 | 文号 |
3.附加电子文件
点击“操作”进入文件目录数据编辑界面，在弹出页面的框的下部，点“附加文件”选择当前的电子文件，点“上传”即可完成电子文件附加操作，具体操作见图6-图8。
图6
图7
图8
4.档案移交
文件目录数据录入完成后，勾选需要移交的数据，点其他操作-档案移交，确认继续操作后，自动填写移交人、移交日期及移交机构后，选择接收人完成档案移交操作。具体操作见图9-图12。
图9
图10
图11
图12
5.档案移交未通过
若档案审核未通过，在系统右下角会弹出消息（见图13），点击消息进入申请单详情界面，可查看审核未通过的具体原因（见图14）。查看完毕后可直接关闭当前界面，回到档案收集整理界面对有问题条目直接更改。若登录系统未见弹出消息，可通过点击“协同管理”-“已发/待发”进行查看（见图15）。
图13
图14
图15
6.打印归档文件目录、移交目录
待管理员审核完成后。选择绿色的已移交数据，在选中状态下，点“打印”进入打印界面，选“归档文件目录”以及“移交目录”完成归档文件目录和移交目录的打印，操作见图16-图17。
图16
图17
