【摘要】高校学生档案是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。在当前我国高校扩招、就业形势紧张的条件下，加强高校学生档案信息资源的开发与利用，对于提高学生综合素质、促进就业等有着深远的现实意义。
【关键词】大学生 档案信息 开发 利用
高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的主要依据。在目前我国高等教育逐步从精英阶段走向大众化阶段、社会逐步步入知识经济时代的情况下，加强高校学生档案信息的开发与利用，对于提高学生综合素质、促进就业等有着深远的现实意义。
一、高校学生档案的特点
1、应用的广泛性。学生档案是一种广泛使用的信息资源。它是学校日常管理的重要依据，是学生求职时向用人单位自我推荐的重要资料，是用人单位用人的重要参考，是人事选拔的重要因素，是研究生录取不可缺少的材料，所有这些都要求学校提供的学生档案具有公信力。
2、流通性。随着人才流动政策的放宽，学生毕业后的工作变动也会逐渐频繁，学生的档案也会随工作的变动而流通，人为的篡改和销毁学生部分档案材料的概率也会随之增大。学生档案的不实会直接影响到学校的信誉，为以后学生的就业制造障碍。因此，作为学生档案的提供者，学校应当保证其在流通环节中的真实性和完整性。
二、高校学生档案目前存在的主要问题
１、高校学生档案内容不全，不能为用人单位反映大学生在校全貌。在社会主义市场经济条件下, 随着教育体制的改革，为实现“科教兴国”目标而培养高素质的复合型人才成为高校决策者们的共识。高校在专业课程设置、教师配备、学生的素质教育、技能培养、心理素质训练等方面都做了调整，有的还进行了大胆的尝试。与之相适应，也出现了一些新的档案材料：如大学生心理测试成绩、计算机等级证书、大学生能力、技能竞赛证书、社会实践活动材料等等。然而，遗憾的是高校学生档案的归档范围仍旧是长年不变的老面孔：高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表等等。这些材料既不能涵盖学生素质全貌，也不能满足用人单位对毕业生的要求。
２、高校学生档案管理方式落后，严重阻碍和影响了大学生档案信息资源的开发和利用。近年来，不少用人单位陆续走进高校，举办供需见面双向选择活动以招募人才。这种方式通常以高校就业主管部门牵头，先介绍毕业生情况，而后由用人单位通过看档案材料,再确定面洽人选。因此我们的媒介是否能提供详实、全面的学生档案就显得至关重要。现行的高校学生档案管理方式有两种：第一种是集中管理方式，即人事部门或学生工作部门派专人统一管理；第二种是分散管理方式即学生所在的系、科办公室管理。不管哪种方式，大多数高校都是在大学生毕业离校时才能整理出完整的档案。而毕业生就业活动则在毕业生离校前一个学期就已经开始了。由于我们不少高校仍沿袭旧的运作方式，学生进校后其档案不建档就束之高阁了，在校期间产生的档案材料散放在各系科办公室乃至个人手中，等毕业生离校时再集中归档。这样杂乱无序的管理难免不出差错。待到用人单位上门查阅参考时，却到处难觅“芳踪”,甚至时过境迁，回忆不出材料哪里去了。在关键时刻不能提供大学生档案材料，能不影响毕业生就业吗？再加上高校学生档案材料递增量大、存放时间短、流动快、就业趋向广、投寄单位多等特点，现有的管理方式和手段与现代化的高等教育快速发展相比，已经越来越不相适应，因此急需改进和提高高校学生档案工作的管理方式。
3、高校学生档案中的造假现象，严重干扰了大学生就业中的公平竞争机制。当今的毕业生就业人才市场是一个强劲的买方市场。根据权威人士预测，近几年高校毕业生就业形势十分严峻。有的毕业生为在激烈的竞争中取胜，不惜采取涂改成绩、开具假证明等不正当手段以击败对手；也有个别高校为使自己的毕业生顺利就业，窃取“生源素质好，就业率高”的社会效应与名声，以普遍提高毕业生成绩分数，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，降低考评标准，撤销学生处分材料、以次充好等手段，获得短期效应。这种造假现象不仅严重干扰了毕业就业市场的公平竞争，也给在校学生带来了消极影响。在现实生活中，由于《推荐表》与档案事实不符，使毕业生在报到时被辞退的现象已不鲜见，那些即便造假成功、顺利就业的毕业生，因其素质低下，基本功不扎实，持续发展的后劲必然不足,加之侥幸心理难以自察，最终难免被“大浪淘沙”。这样的经验教训告诉我们,高校的学生档案管理必须规范、真实。
三、开发、利用高校学生档案信息资源的设想
１、加强对高校学生档案材料的选择、甄别和保存。大学生在校期间，参与的活动面广量大，有关的材料也很多，为了突出大学教育的特色，突出大学生本人的特点，就不能不论什么材料都一装了之，而要以与素质教育和择业有关的内容为主线来选择、鉴别、保存。有许多高校目前开展了大量有关素质教育的活动,学生通过参与这些活动，得到锻炼，取得长进，在知识、能力、人格、素质方面有所收获。活动组织者应及时给学生以相应的总结、评价，这些总结、评价、证书及一些成果（如绘画作品、比赛获奖证书、社会实践证明）都是学生综合素质的反映，对于学生毕业时择业推荐有很大作用，是学生档案的重要内容，都应及时整理归档。随着各高校学生心理健康教育的开展以及对学生心理健康状况的动态跟踪调查，形成了一些大学生个体心理素质的资料，有的学校还开展了大学生职业倾向性调查和兴趣爱好分析，也形成了一些材料。这些对于学生日后择业和学校的推荐工作，以及工作之后用人单位对学生进行继续管理、培养都具有良好的帮助和启示作用，也都应归档保存。我们要坚持原则，尊重历史、尊重事实、据实立档、据实用档，确保大学生档案材料的真实性、准确性，切不可以“照顾就业，给予出路”等堂而皇之的借口和理由改变大学生档案材料的原有面貌。
2、修改、补充高校学生档案归档范围。原大学生档案归档范围已实行了几十年。无论从历史真实性方面，还是利用价值方面已不再完全适用。尤其是在强化素质教育、培养复合型人才的教育思想指导下，原有的归档范围既不能涵盖其全貌，也不能满足用人单位对毕业生的了解。所以，应根据当前大学生学习、生活轨迹，修改、补充原归档范围，以体现和涵盖当今大学生在校期间德、智、体、美、劳、心理状态、个性特征、发展潜能，适应岗位等全貌。这样，既有利于毕业生就业，也有利于他们今后的发展。笔者认为，高校学生档案归档范围应包括以下三个方面的内容：第一，政治思想方面。大学阶段的政治鉴定、入党或入团申请书、志愿书、个人思想汇报、主要社会关系以及荣获各类先进个人的申请表等。第二，学习内容方面。大学阶段的各科学习成绩，其中主要专业课、基础课、公共课、必修课、选修课、实验课等课程的考试和考查成绩以及社会实践报告、科研成果证书等。第三，身体健康方面。主要有全面反映大学生身体素质的健康体检卡及体育考试和考查成绩等。
3、建立毕业生信息反馈档案,为在校学生今后顺利就业提供参考。当前高校学生就业实行用人单位与毕业学生双向选择体制，学生面临着一定的就业压力。毕业生信息反馈档案可以为在校学生提供相关的就业信息:一是间接的就业信息。即毕业生信息反馈中反映了当前社会对大学生的思想道德、知识结构、专业技能、心理素质等的具体要求，在校生可以依据这些信息，主动地、有意识地设计自己，以满足社会的需求。二是直接的就业信息。某些毕业生信息反馈中提出了明确的用人要求，可以直接提供给有关专业的在校生。
4、加大宣传力度，提高档案意识。通过对《档案法》及学生档案相关规章制度的宣传，使全校师生进一步认识到学生档案在学生管理工作和就业工作等方面的重要作用，增强档案生成部门的责任心，从源头上解决学生档案材料质量差的问题。利用新生入学时的学前教育机会，学生处要与辅导员、班主任紧密配合，从抓思想教育入手，强调学生档案的地位与作用，公布学生档案收集范围，逐步引导和提高学生对档案工作的正确认识。
5、利用现代化的管理手段，提高学生档案材料的利用效率。采用现代化的管理手段是新形式下高校学生档案工作的需要，运用计算机管理是提高学生档案利用率的一项重要措施。在高校推行统一的学生档案管理系统前，各高校可依据本校的实际情况，应用EXCEL关系数据库结核或者AC-CESS数据库的可视化技术，设计个性化的学生档案管理系统，建立学生档案基本情况信息库、奖惩情况数据库、学籍管理数据库等等。在日常管理过程中，运用电脑进行查询、统计、编研。例如在学生管理工作中，通过计算机能够准确迅速查询和提供全校学生的基本情况，从中做好尽可能科学、准确、详细的分析与归纳，分析出总体情况，将所归纳、分析的数据、情况提供给有关领导、班主任、辅导员等学生管理人员，以便为更好地开展学生管理工作提供资料。
随着市场经济体制改革的不断深入和发展，毕业生、用人单位、劳动人事部门、学校之间的交流日趋紧密，在学生毕业之前，充分发挥计算机管理学生档案的优势，用人单位来校面试、考察学生时，可直接通过电脑进行查阅，或通过条件组合查阅，综合地打印出用人单位需要了解的情况，更加及时、客观、全面地为用人单位提供毕业生在校期间的德、智、体等方面的综合情况，使学生档案成为用人单位全面了解和使用毕业生的可靠依据。
综上所述， 高校学生档案管理应该及时、准确、高效地为高校的发展服务，因此，高校学生档案管理工作者应努力提高自身素质，尽快转变管理思想，充分开发和利用学生档案信息，努力提高学生综合素质，使学生档案在高校培养人才、使用人才中发挥更大的作用。
参考文献：
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[2]张淑敏，加强新时期高校学籍档案管理的思考[Ｊ].运城高等专科学校学报，2000(5)
[3]周冀，开发学生档案信息，提高学生综合素质[Ｊ].科技创业，2004（11）
作者简介：
陈慧（1973---）：女，主要研究方向为高校档案管理。
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